سوال در مورد نیاز به ایجاد بایگانی الکترونیکی در این شرکت فوری و فوری شده است. و این تصادفی نیست ، زیرا ورود فن آوری های اطلاعاتی جدید نه تنها ایمنی و قابلیت اطمینان اسناد را تضمین می کند ، بلکه باعث می شود که زمان جستجو برای آنها کاهش یابد ، و همچنین در صورت لزوم ، به چندین کارمند اجازه می دهد تا به داده های یکسان دسترسی داشته باشند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
ایجاد بایگانی اسناد الکترونیکی شامل چندین مرحله است. در ابتدا ، نرم افزار دارای مجوز را روی تجهیزات رایانه ای این شرکت خریداری و نصب کنید.
گام 2
اسناد را آماده کنید ، یعنی آنها را سازماندهی کنید ، مطابق با ساختار موجود گردش اسناد در سازمان خود شناسایی کنید. به طور خاص ، در این مرحله ، آنها باید ثبت شوند ، بر اساس ماندگاری مرتب شوند و منگنه ها و منگنه ها را از ورق های بدون بخیه برداشته شوند.
مرحله 3
مرحله بعدی دیجیتالی کردن یا اسکن اسناد است. این کار روی تجهیزات فنی انجام می شود که دقیقاً از نوع و قالب سندی که در این سازمان استفاده می شود پشتیبانی می کند. در این مرحله ، کیفیت تولید مثل اسناد را بررسی کنید ، در صورت لزوم ، دوباره اسکن کنید.
مرحله 4
مرحله بعدی مرحله تبدیل (تبدیل) اسناد به فرمی است که با مفهوم استانداردهای ذخیره سازی و تولید آنها مطابقت دارد و سپس - مرحله نمایه سازی ، یعنی "اختصاص" کلمات کلیدی به هر سند برای جستجوی بعدی اطلاعات لازم یا ایجاد یک پایگاه داده متن کامل.
مرحله 5
در پایان کار ایجاد بایگانی الکترونیکی ، تنظیمات (حق دسترسی ، حق تغییر اسناد) را تنظیم کرده و پرسنل سازمان را آموزش دهید.
