MS Excel ابزاری بسیار مناسب برای انجام محاسبات و ارائه داده های جدولی است. با این حال ، هنگام تهیه اسناد گزارش ، اغلب لازم است اطلاعات جداولی در قالب Word ارائه شود. در عین حال ، گاهی لازم است که نه تنها محتوای مستقیم اطلاعات ، بلکه قالب بندی اسناد نیز ترجمه شود.
لازم است
MS Word ، MS Excel ، کامپیوتر
دستورالعمل ها
مرحله 1
برای ترجمه اطلاعات از یک فایل ذخیره شده در قالب Excel به Word ، فایل صفحه گسترده را باز کنید ، سلول های لازم را در آن انتخاب کنید ، کلیک راست کرده و "کپی" را انتخاب کنید. سپس ، برنامه MS Word را شروع کنید ، یک سند خالی ایجاد کنید (به طور معمول به طور خودکار ایجاد می شود) و قطعه کپی شده از اکسل را در آن جای گذاری کنید. در این حالت ، تعداد ستون های مورد نیاز برای نشان دادن جدول در سند ایجاد شده ظاهر می شود و هر سطر از جدول Excel به عنوان یک خط جداگانه در سند نشان داده می شود.
این روش ساده ترین است ، اما هنگام استفاده از آن ، قالب بندی سند اصلی از بین می رود. علاوه بر این ، ویرایش بیشتر چنین جدول شبه ایجاد شده در Word بسیار دشوار خواهد بود.
گام 2
برای اینکه جدول تهیه شده در Excel در Word تقریباً یکسان به نظر برسد ، اطلاعات کپی شده را در جدول تهیه شده از قبل وارد کنید. برای این کار ، تعداد ستون ها و سطرهای جدول اصلی را بشمارید. سپس ، در Word ، گزینه "Table" menu و "Insert" را انتخاب کنید. تعداد ستون ها و ردیف ها را در پنجره ظاهر شده وارد کنید و بر روی تایید کلیک کنید. بعداً همه تنظیمات دیگر (لوازم آرایشی) انجام می شود.
اکنون ، مانند حالت اول ، قسمت مورد نظر جدول را کپی کنید. سپس ، با موس ، کل جدول ایجاد شده در Word را انتخاب کنید ، کلیک راست کرده و "Paste" را انتخاب کنید. همه داده های جدول اصلی به طور مرتب در میان سلول های خالی جدول Word توزیع می شوند. با استفاده از ابزار قالب بندی Word ، قسمتهایی را که به اشتباه در جدول قرار داده شده اصلاح کنید.
این روش برای تهیه اسناد گزارش بهینه است ، اما به شما امکان ذخیره فرمول ها را نمی دهد ، که این امر باعث محاسبه مجدد محاسبات بعدی می شود.
مرحله 3
برای کپی کردن جدول از Excel همراه با فرمول ها و طراحی ، از یک خمیر ساده ، بلکه "خاص" استفاده نکنید. برای انجام این کار ، قطعه مورد نیاز جدول را نیز کپی کنید ، سپس "ویرایش" - "Paste Special" را از فهرست Word انتخاب کنید. سپس ، در پنجره ظاهر شده خط "Microsoft Excel sheet (object)" را انتخاب کنید.
به موقعیت نقطه در خطوط "Insert" و "Connect" توجه کنید. برای تهیه اسناد استاندارد ، این نشانگر را روی خط "درج" بگذارید.
اگر به اطلاعات موجود در سند Word نیاز دارید تا بسته به داده های جدول Excel به طور خودکار تغییر کند ، سپس "پیوند" را انتخاب کنید. با این حال ، اطمینان از دسترسی مداوم فایل Word به پرونده در قالب Excel ضروری است.
