نامگذاری پرونده لیست شماره ای از عناوین پرونده هایی است که در یک سازمان ثبت می شوند. طبق این سند ، تمام کارهای مربوط به اسناد و مدارک شرکت در حال انجام است. این زمان ذخیره سازی اسناد خاص را نشان می دهد و کدام بخش مسئول کدام اسناد است.
ضروری
- - دانش کار دفتر
- - یک لیست معمول از اسناد با دوره های ذخیره سازی.
دستورالعمل ها
مرحله 1
در مورد توسعه نامگذاری تصمیم بگیرید ، این کار باید با استفاده از دستور سازمان انجام شود. در آن مشخص کنید چه کسی باید نامگذاری کند ، تحت چه کسی و در چه بازه زمانی انجام شود. بعد ، دامنه مورد را روشن کنید. برای ایجاد یک نامگذاری فردی ، می توانید از یک تقریبی استفاده کنید ، می تواند برای گروه های سازمانی که بخشی از یک سیستم هستند ، تدوین شود. هنگام تهیه این سند ، ساختار سازمان خود را در نظر بگیرید.
گام 2
طرح طبقه بندی را که بر اساس آن نامگذاری ساخته می شود ، انتخاب کنید. این به ساختار شرکت بستگی دارد. اگر از ثبات کافی برخوردار است ، یک نمودار نمودار از نامگذاری انتخاب کنید. اگر مرتباً تغییر می کند ، یک طرح تولید عملکردی انتخاب کنید. در حالت اول ، بخشهای نامگذاری مطابق با نام بخشهای ساختاری شرکت خواهد بود. توالی مکان آنها باید مانند جدول کارکنان باشد. در حالت دوم ، هنگام تنظیم نامگذاری امور شرکت ، از توابع یا جهت فعالیتهای سازمان به عنوان بخش استفاده کنید.
مرحله 3
عنوان موارد را فرموله کنید. عنوان باید روشن ، مختصر باشد و ساختار و محتوای اصلی اسناد پرونده را فاش کند. همچنین در آن توضیحات محتوای پرونده ، اطلاعات مربوط به صحت و کپی اسناد را در آن بگنجانید. از کلمات مقدماتی ، عبارات پیچیده و اصطلاحات غیر اختصاصی در عناوین استفاده نکنید.
مرحله 4
هنگام تهیه لیست عناوین ، از علائم زیر استفاده کنید: اسمی (نوع سند) ، نویسنده ، خبرنگار ، تقویمی (زمان ایجاد) ، موضوع س ،ال ، جغرافیایی.
مرحله 5
دوره های نگهداری را برای موارد تعیین کنید ، برای این از لیست استاندارد اسناد مدیریت استفاده کنید. طراحی نامگذاری را کامل کنید ، متن خود باید مانند یک جدول باشد ، مهر تأیید را در صفحه عنوان قرار دهید.
